“O tempo perdido não se encontra nunca mais.”

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem principalmete por telefone e visita. Para reduzi-las:
· aprenda a dizer NÃO e seja firme;
· atenda às pessoas em pé;
· mantenha a porta da sala fechada;
· continue escrevendo enquanto atende alguém;
· filtre telefonemas e e-mails;
· evite ser receptivo a visitantes inesperados;
· retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
· use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />. A posologia consiste em:
· defina com clareza metas e objetivos;
· determine responsabilidades e atribuições;
· utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
· na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
· forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
· lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:
· agende as reuniões com antecedência;
· convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
· defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
· determine horário de início e término;
· mantenha a pauta e busque a objetividade;
· não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
· promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
· faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
· faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível, constitui-se no maior vilão das interrupções e, uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:
· reserve horários para fazer e receber ligações;
· relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
· prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
· identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
· deixe recados claros e concisos;
· concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
· nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
· nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
· encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções. Sugestões para otimizar seu uso:
· desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
· mantenha-o em vibracall para atender urgências;
· utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
· recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
· grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
· considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
· evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções. Formas de gerenciá-lo:
· instale um serviço anti-spam;
· baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
· responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
· utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
· organize pastas diversas para arquivamento;
· crie regras de mensagens;
· tenha uma assinatura eletrônica;
· utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e Intranet: são instrumentos fundamentais para a comunicação e busca de informações. Além disso:
· avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
· tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
· atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
· solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
· deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.

Certo é que há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.
(por Benjamin Franklin)

Como melhorar a qualidade dos produtos e serviços

Uma melhoria da qualidade de produtos e serviços normalmente é conseguida com a implantação e manutenção de Programas de Gestão pela Qualidade Total, impulsionada pela busca da melhoria contínua na fabricação de produtos ou na prestação de serviços, tornando-os mais eficientes, através do aumento da produtividade, da redução de custos e da elevação do nível de satisfação de seus clientes, fornecedores, acionistas e empregados.


Além das diretrizes voltadas para toda a empresa, relativas a sensibilização, educação, treinamento e implantação das técnicas e métodos para a implementação dos Programas da Qualidade, destaca-se:

Padronização de Processos - aplicação da metodologia do Gerenciamento da Rotina de Trabalho do dia-a-dia, para a gestão das atividades de rotina, que possibilita o planejamento e execução dos processos de trabalho através da definição de métodos para se atingir a padronização, estabelecimento de metas, itens de controle e ações corretivas e preventivas, propiciando a oferta de um produto confiável para o cliente.

Teclas de atalho do Windows

Esta dica vale pra quem mexe com computador, em especial com Windows XP. Saber certas teclas de atalho facilita e agiliza o trabalho.

 

Ctrl + A: selecionar tudo.
Ctrl + C: copiar.
Ctrl + X: recortar.
Ctrl + V: colar.
Ctrl + H: abre a janela "Substituir Palavras".
Ctrl + Z: desfazer.
Ctrl + Alt + Del: abre o "Gerenciador de Tarefas do Windows".
Ctrl + F: em uma janela aberta abre "Localizar Palavra".
F2: renomear um item selecionado.
F3: abre janela "Localizar Palavra".
F4: dentro de uma pasta aberta, serve para abrir uma lista da barra de endereços.
F5: atualizar a janela ativa.
Alt + Tab: alternar entre janelas abertas.
Alt + Esc: percorrer itens na ordem em que formam abertos.
Alt + F4: fechar o item ativo ou sair do programa aberto.
Shift + Delete: eliminar diretamente o(s) item(s) selecionado(s) sem o enviar para a Lixeira.
Shift + F10: equivale ao botão direito do mouse.
Shift ao inserir um CD: evitar que o CD seja executado automaticamente.
Delete: eliminar, apagar, excluir o(s) item(s) selecionado(s).
Ctrl + arrastar um item: copia o(s) item(s) selecionado(s).
Ctrl + Shift + arrastar um item: cria um atalho para o item selecionado.
Print Screen: captura a imagem da tela, para colar em programas como o Paint.
Alt + Print Screen: captura somente a janela ativa.
Alt + ENTER: exibir as propriedades do item selecionado.

Atalhos com a tecla Windows:

Todo teclado atual traz uma tecla Windows, que pode ser usada sozinha ou em conjunto com outra tecla para servir de atalho para alguma atividade.

Tecla Windows: mostra o Menu Iniciar.
Tecla Windows + D: minimiza ou restaura todas as janelas (mostra a área de trabalho).
Tecla Windows + E: abre o item "Meu Computador".
Tecla Windows + F: abre o "Pesquisar" para arquivos.
Tecla Windows + R: mostra a janela "Executar".
Tecla Windows + L: tranca a tela.
Tecla Windows + U: abre o "Gerenciador de Utilitários".
Tecla Windows + M: minimizar todas as janelas.
Tecla Windows + Ctrl + F: mostra o "Pesquisar" para computador(em rede).
Tecla Windows + Shift + M: desfaz minimizar(para todas as janelas).
Tecla Windows + F1: abre "Ajuda e Suporte".
Tecla Windows + Break: mostra as "Propriedades do Sistema".

Kaizen

Esta palavra de origem oriental, significa melhoramento contínuo, normalmente empregada em programas de Qualidade Total, possuí um poder imenso se utilizada de forma harmoniosa no trabalho e no cotidiano pessoal.

De tão simples torna-se de difícil implementação, isto porque seu conceito além de abrangente, é também subjetivo, pois se você melhorar uma vírgula sequer todos os dias em qualquer segmentoda sua vida (profissional ou pessoal), imagine como as coisas ao seu redor estarão 365 dias depois, e assim por diante...

Se houver oportunidade consulte no seu site de pesquisa preferido para obter mais detalhes sobre este assunto, tenho certeza que lhe será muito útil.

publicado em 01/02/2010

Novas empresas já estão em processo de homologação do Danfe (Nota Fiscal Eletrônica).

- Odila Produtos Cerâmicos

- Filiere Soluçôes em Extrusão

- Itambé Produtos Abrasivos

A Previsão é de se concluir esta implementação até o final de fevereiro/2010, isto porque a obrigatoriedade é dia 01/04/2010, e os processos de credenciamento do certificado, e o treinamento operacional serão paralelos.

A versão de testes fornecido pela Fazenda possibilita este procedimento. Também para cancelar um volume menor de notas fiscais no modelo convencional.

A BonSistema está implementado em suas Aplicações novas tecnicas de gerenciamento da informação.

Dando continuidade ao processo Kaisen, em breve todos os sistemas estarão disponibilizados.

Aguarde...

Sistema Customizado

O Sistema Aplicativo deve ser adaptado à gestão, caso contrário, será difícil sua utilização, principalmente quanto sua adaptação operacional.