O e-mail é um meio de comunicação diferente dos demais. Ao redigir suas mensagens, observe detalhes abordados a seguir e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.
Cuidados na redação
A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Dedique-se para redigir e-mails com clareza e objetividade .
Excessos
Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.
Evite incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários.
Moderação
Tenha em mente que na tela a leitura torna-se mais fácil se o texto vier em parágrafos curtos.
Clareza
Se você quer que seu e-mail seja lido, dedique-se na elaboração de identificação do assunto. Atente para que frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail.
Identifique o assunto com até 30 caracteres
Objetividade
Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.
Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido .
Na Resposta
Mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois a medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e exclua o que não tiver importância.
Clareza na comunicação
Ao contrário do que ocorre com cartas, os e-mails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos.
Abreviações
Como cada vez mais pessoas compõem suas mensagens em movimento, às vezes usando o celular como teclado, aumenta a tendência ao uso de abreviações. A necessidade de facilitar o processo deu origem a uma linguagem rica em siglas e palavras de fácil identificação, como “msg” em vez de “mensagem” e “vc” no lugar de “você”.
Não se sinta obrigado a utilizar esse “idioma” e reserve a linguagem codificada para mensagens enviadas para quem compreende as abreviações.
Só abrevie palavras se tiver certeza de que o leitor da mensagem as entende.
Símbolos com significado
No início da era do e-mail, foram desenvolvidos sinais gráficos destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de smileys ou emoticons.
Vale lembrar que nem todas as pessoas conhecem o significado dos emoticons e há quem os considere infantis. Evite usá-los em e-mails profissionais.
Tom correto
Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. Aposte na neutralidade: use “Caro (fulano)” e termine com “Um abraço”. Reserve formas mais próximas (como “querido” ou “um beijo”) para destinatários que você conhece bem.
O perigo das emoções
Quando estiver nervoso ou alterado, preste o dobro de atenção nas mensagens que pretende enviar, pois algumas vezes um e-mail que você julga inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas e pode agravar ainda mais a situação.
Se você se sente cansado ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem.
Nos e-mails profissionais, evite ironias