No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem principalmete por telefone e visita. Para reduzi-las:
· aprenda a dizer NÃO e seja firme;
· atenda às pessoas em pé;
· mantenha a porta da sala fechada;
· continue escrevendo enquanto atende alguém;
· filtre telefonemas e e-mails;
· evite ser receptivo a visitantes inesperados;
· retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
· use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />. A posologia consiste em:
· defina com clareza metas e objetivos;
· determine responsabilidades e atribuições;
· utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
· na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
· forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
· lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:
· agende as reuniões com antecedência;
· convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
· defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
· determine horário de início e término;
· mantenha a pauta e busque a objetividade;
· não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
· promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
· faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
· faça reuniões curtas em pé.
4. Telefone: imprescindível, constitui-se no maior vilão das interrupções e, uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:
· reserve horários para fazer e receber ligações;
· relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
· prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
· identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
· deixe recados claros e concisos;
· concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
· nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
· nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
· encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções. Sugestões para otimizar seu uso:
· desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
· mantenha-o em vibracall para atender urgências;
· utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
· recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
· grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
· considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
· evite atendê-lo quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções. Formas de gerenciá-lo:
· instale um serviço anti-spam;
· baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
· responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
· utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
· organize pastas diversas para arquivamento;
· crie regras de mensagens;
· tenha uma assinatura eletrônica;
· utilize um corretor ortográfico.
7. Internet e Intranet: são instrumentos fundamentais para a comunicação e busca de informações. Além disso:
· avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
· tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
· atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
· solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
· deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.
Certo é que há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.
(por Benjamin Franklin)
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